Blekkskriver eller laserskriver til kontor?

En skriver som stopper midt i utskrift av tilbud, fakturaer eller møtepapirer, skaper unødvendig ventetid. Når spørsmålet er blekkskriver eller laserskriver til kontor, bør valget derfor bygge på mer enn innkjøpspris. Utskriftsvolum, type dokumenter, behovet for farge og hvor mye tid dere vil bruke på drift, har større betydning for den faktiske kostnaden over tid.

For de fleste virksomheter er laserskriver det trygge valget til jevn dokumentutskrift. Blekkskriver kan samtidig være riktig for mindre kontorer med begrenset volum og hyppig behov for fargebilder. Det avgjørende er å velge en løsning som fungerer i arbeidshverdagen, og som gjør det enkelt å holde papir og forbruksmateriell tilgjengelig.

Blekkskriver eller laserskriver til kontor?

Laserskrivere bruker toner, mens blekkskrivere bruker blekkpatroner eller blekktanker. Dette påvirker både hastighet, utskriftskvalitet, driftskostnader og vedlikehold.

En laserskriver er normalt laget for effektiv tekstutskrift. Den leverer skarpe bokstaver, tåler mange utskrifter og kommer raskt i gang når flere ansatte sender dokumenter til samme skriver. Tonerkassetter har ofte høy kapasitet og tørker ikke ut på samme måte som blekk. Det gjør laser godt egnet til kontrakter, rapporter, ordrebekreftelser, følgesedler og intern dokumentflyt.

En blekkskriver kan gi svært god kvalitet på fargegrafikk, fotografier og materiell der nyanser betyr noe. Den passer ofte best når utskriftsmengden er lav til moderat, og når virksomheten trenger fargeutskrifter av brosjyrer, enkle presentasjoner eller bilder. Mange moderne blekkskrivere har også lave kostnader per side, særlig modeller med påfyllbare blekktanker.

Det finnes ikke ett riktig svar for alle. Et resepsjonskontor med noen få utskrifter om dagen har andre behov enn et administrasjonskontor som skriver ut flere hundre sider i uken.

Start med faktisk utskriftsbehov

Det mest praktiske grunnlaget for valg er å se på hva dere faktisk skriver ut gjennom en vanlig måned. Mange kjøper en skriver med flere funksjoner enn de bruker, eller en rimelig modell som raskt blir kostbar fordi kapasiteten er for lav.

Hvor mange sider skriver dere ut?

Ved lavt volum kan en blekkskriver være tilstrekkelig, særlig dersom fargeutskrift er viktig. Skrivere som står ubrukt i lange perioder, er imidlertid mindre egnet for blekk. Blekket kan tørke inn, og rengjøringssykluser bruker forbruksmateriell uten at dere får utskrifter igjen for det.

Ved moderat til høyt volum vil en laserskriver ofte gi en mer forutsigbar hverdag. Den er vanligvis raskere, har høyere kapasitet per kassett og passer godt når flere medarbeidere deler samme enhet. Velg gjerne en modell med automatisk tosidig utskrift for å redusere papirforbruket og gjøre store dokumenter enklere å håndtere.

Se også på anbefalt månedlig utskriftsvolum fra produsenten, ikke bare maksimal kapasitet. Maksimal kapasitet sier hva maskinen kan klare i korte perioder. Anbefalt volum sier mer om hva skriveren er konstruert for over tid.

Hva slags dokumenter produserer dere?

Teksttunge dokumenter i svart-hvitt peker normalt mot en monokrom laserskriver. Den har lavere innkjøps- og forbrukskostnad enn en fargelaserskriver, samtidig som den løser oppgaven raskt og presist.

Har dere behov for farge i tilbud, kursmateriell, enkle markedsdokumenter eller presentasjoner, bør dere vurdere enten fargelaser eller blekkskriver. Fargelaser passer godt når dere skriver ut mye fargegrafikk på vanlig kontorpapir. Blekkskriver kan være bedre når bildekvalitet og fargenyanser er viktigere enn hastighet.

For virksomheter som skriver ut etiketter, fraktpapirer eller skjemaer, er papirstøtte også relevant. Kontroller hvilke papirtyper, formater og gramvekter skriveren håndterer. En skriver som fungerer godt med standard kopipapir, er ikke nødvendigvis riktig for etiketter, kraftigere papir eller konvolutter.

Se på kostnaden per side, ikke bare skriverprisen

En lav innkjøpspris kan være fristende, men sier lite om hva skriveren vil koste virksomheten gjennom året. Den reelle kostnaden består av maskin, toner eller blekk, papir, eventuelle slitedeler, strømforbruk og tiden ansatte bruker når noe ikke fungerer.

Toner har ofte høyere pris per kassett enn blekkpatroner, men gir som regel langt flere sider. Ved jevn kontorutskrift kan det derfor være økonomisk gunstig. For fargelasere må dere også regne med separate tonerkassetter for svart, cyan, magenta og gul. Dersom én farge går tom, kan utskriftsarbeidet stoppe selv om de andre kassettne fortsatt har kapasitet.

Blekkskrivere med tradisjonelle patroner kan ha høy kostnad per side ved hyppig bruk. Modeller med blekktank endrer regnestykket, fordi blekk kjøpes i flasker og kan fylle mange sider til en lavere stykkpris. Ulempen er at disse modellene krever jevn bruk og litt mer oppfølging for å unngå problemer med skrivehodet.

Når dere sammenligner modeller, bør dere vurdere sidekapasiteten på standard- og høykapasitetskassetter. Høykapasitets toner eller blekk kan gi bedre økonomi, men bare dersom volumet er stort nok til at materialet brukes innen rimelig tid.

Drift, tilgjengelighet og delt bruk

På et kontor er en skriver en del av den daglige infrastrukturen. Den bør være enkel å fylle med papir, koble til nettverket og bruke fra ulike arbeidsstasjoner. For delte skrivere er kapasitet i papirskuffen, stabil trådløs tilkobling og enkel administrasjon viktigere enn en lang liste med funksjoner som sjelden blir brukt.

Laserskrivere er ofte et godt valg i fellesområder fordi de tåler flere brukere og mange dokumenter etter hverandre. Multifunksjonsmodeller kan også skanne og kopiere, noe som reduserer behovet for separate enheter. For administrasjon, økonomi og personalarbeid kan automatisk dokumentmater være en praktisk funksjon ved skanning av flere sider.

Blekkskrivere fungerer godt som en lokal skriver for et mindre team eller en arbeidsplass med spesielle fargebehov. Dersom den skal deles av mange, bør dere være oppmerksomme på utskriftshastighet og kapasitet i papirskuffen. En langsom skriver kan bli en flaskehals når flere har hastesaker samtidig.

Forbruksmateriell bør være enkelt å bestille og ha forutsigbar tilgjengelighet. Ha gjerne én ekstra toner- eller blekkassett på lager til skrivere som er kritiske for driften. Det er rimeligere å holde en reserve enn å miste en arbeidsdag fordi et viktig dokument ikke kan skrives ut.

Når passer laser best?

Velg normalt laserskriver når dere har regelmessig utskrift av tekst og dokumenter, ønsker høy hastighet eller deler skriver mellom flere ansatte. Laser passer særlig godt for økonomi, administrasjon, kundeservice, lager og andre funksjoner med mange skjemaer, ordrelinjer, rapporter og svart-hvitt-dokumenter.

En monokrom laserskriver er ofte det mest kostnadseffektive alternativet når farge ikke er nødvendig. Trenger dere farge jevnlig, kan fargelaser være et mer praktisk valg enn en liten blekkskriver, spesielt hvis volumet er høyt og dere vil ha rask levering av dokumentene.

Når passer blekkskriver best?

Velg blekkskriver når gode fargeutskrifter er viktigere enn høy hastighet, og når volumet er lavt eller moderat. Den kan passe godt for små kontorer, kreative funksjoner, eiendomsmegling, kursvirksomhet eller interne presentasjoner der bilder og fargeflater skal se bedre ut enn på en standard kontorlaser.

Blekktankskrivere er særlig aktuelle for virksomheter som skriver ut farge jevnlig, men ikke nødvendigvis trenger kapasiteten og tempoet fra en større fargelaser. Sørg bare for at skriveren brukes ofte nok. En maskin som står stille i flere måneder, er sjelden en god blekkløsning.

Praktisk sjekkliste før bestilling

Før dere bestemmer dere, avklar fire forhold: månedlig utskriftsvolum, behovet for farge, hvor mange brukere som deler skriveren, og tilgjengeligheten på toner eller blekk. Vurder også om dere trenger skanning, kopiering, automatisk tosidig utskrift og ekstra papirskuff.

Det er lurt å standardisere på færre skrivermodeller dersom virksomheten har flere lokasjoner eller avdelinger. Da blir det enklere å bestille riktige forbruksvarer, holde et lite reservelager og gi ansatte rask hjelp ved spørsmål. Hos Inkry kan virksomheter samle papir, toner, blekk, etiketter og øvrige kontorvarer i samme bestilling, slik at påfyllingen blir enklere å planlegge.

Riktig skriver er den som dekker det faktiske behovet uten å skape unødvendige driftskostnader. Velg en løsning som passer dokumentflyten deres, og sørg for at papir og forbruksmateriell er på plass før den travle perioden begynner.