Registrere Bedrift
Kontorrekvisita eller totalleverandør for bedriften?
Når kopipapiret er tomt, kaffen mangler på pauserommet og det trengs nye etiketter til lageret, er spørsmålet sjelden bare hvor man finner riktig vare. Valget mellom kontorrekvisita eller totalleverandør handler om hvor mye tid virksomheten bruker på innkjøp, hvor godt dere har kontroll på kostnadene, og hvor forutsigbar hverdagen skal være.
For mange bedrifter starter innkjøp av kontorvarer med en enkel bestilling av penner, papir og toner. Etter hvert kommer flere behov til: renhold, hygieneartikler, emballasje, kaffe, verneutstyr og utstyr til arbeidsplassen. Da kan mange små bestillinger fra ulike leverandører bli en unødvendig administrativ oppgave.
Hva er forskjellen på kontorrekvisita og totalleverandør?
En leverandør av kontorrekvisita dekker først og fremst de klassiske kontorvarene. Det kan være skriveartikler, arkivering, kopipapir, toner, etiketter, konvolutter og småutstyr til skrivebordet. Dette kan være tilstrekkelig for virksomheter med få ansatte, stabile behov og begrenset vareforbruk.
En totalleverandør dekker flere av de løpende behovene på arbeidsplassen fra samme sted. I tillegg til kontorrekvisita kan det omfatte produkter til pauserommet, renhold og hygiene, emballasje og lager, møbler, arbeidsplassutstyr, elektronikk og forbruksmateriell. Målet er ikke at én leverandør skal være best på absolutt alt, men at den skal gjøre det enklere å kjøpe inn det virksomheten bruker jevnlig.
Forskjellen merkes særlig i bestillingsprosessen. Når administrasjonen må innom flere nettbutikker, følge opp ulike ordrebekreftelser og behandle flere fakturaer, går det tid som sjelden er satt av i budsjettet. Med en bredere leverandør kan flere varegrupper samles i én bestilling og én leverandøravtale.
Kontorrekvisita eller totalleverandør: Se på den faktiske kostnaden
Innkjøpsprisen per varelinje er viktig, men den viser ikke hele bildet. En rimelig pakke med papir har liten verdi dersom den fører til ekstra frakt, mange separate fakturaer eller at ansatte må bruke tid på å lete etter andre varer hos andre aktører.
Det er derfor nyttig å skille mellom varekostnad og administrasjonskostnad. Varekostnaden er det dere betaler for produktet. Administrasjonskostnaden oppstår i arbeidet rundt kjøpet: søk etter produkter, godkjenning, bestilling, mottak, kontering, fakturahåndtering og oppfølging av avvik. For bedrifter med hyppige småkjøp kan denne delen bli betydelig.
En totalleverandør kan redusere antall bestillinger og fakturaer, men det betyr ikke automatisk lavest kostnad på hver enkelt vare. Dersom dere har store volum av en spesialisert vare, kan en egen avtale med en fagleverandør fortsatt være riktig. Det gjelder for eksempel enkelte typer produksjonsutstyr, spesialemballasje eller varer med særskilte kvalitetskrav.
Det praktiske spørsmålet er derfor ikke om én eller flere leverandører alltid er best. Spør heller hvor det er naturlig å samle gjentakende kjøp, og hvilke varegrupper som krever spesialkompetanse eller egne avtaler.
Når holder det med en leverandør av kontorrekvisita?
En ren kontorvareleverandør kan være et godt valg når behovene er smale og oversiktlige. Et mindre konsulentselskap med digitale arbeidsprosesser kan for eksempel ha lavt forbruk av papir, få ansatte og begrenset behov for lager- eller renholdsprodukter. Da kan en enkel løsning for skrivevarer, toner og enkelte kontorartikler dekke mye.
Det samme gjelder dersom virksomheten allerede har velfungerende avtaler for de øvrige varegruppene. Har dere en fast avtale for kaffe, renhold og emballasje som fungerer godt, er det ikke nødvendig å endre alt bare for å samle innkjøpene. Bytte av leverandør bør gi en tydelig gevinst i tid, pris, sortiment eller leveringssikkerhet.
Likevel er det verdt å følge med på hvordan bestillingsmønsteret utvikler seg. Når den samme personen stadig bestiller såpe, tørkepapir, batterier og pakketeip i tillegg til kontorvarer, er innkjøpsbehovet allerede større enn navnet «kontorrekvisita» tilsier.
Når gir en totalleverandør bedre flyt?
En totalleverandør passer ofte best for virksomheter med flere avdelinger, faste leveranser eller mange daglige driftsbehov. Det gjelder både kontorer, butikker, lager, klinikker, verksteder og virksomheter med fellesarealer. Felles for dem er at små mangler kan få store praktiske følger: Et tomt lager for etiketter forsinker utsendelser, og manglende hygieneprodukter skaper en dårlig arbeidsplass.
Fordelen ligger i tilgjengelighet og samordning. Den som skal bestille, kan legge kontorartikler, kaffe, avfallsposer og emballasje i samme handlekurv i stedet for å opprette flere ordre. Med fakturakjøp får virksomheten også en mer ryddig prosess enn når ansatte legger ut privat eller bruker ulike betalingskort.
Leveringsevne betyr mye i denne vurderingen. Et bredt sortiment er mindre nyttig dersom vanlige varer ikke er på lager når de trengs. For norske bedrifter kan lokal lagerføring og levering innen én til to virkedager være avgjørende, særlig når forbruket varierer eller det er vanskelig å planlegge helt nøyaktig.
Hos Inkry kan bedrifter samle mer enn tradisjonelle kontorvarer i samme bestillingsløsning, med et bredt sortiment på lager i Norge og faktura som betalingsalternativ. Det kan forenkle hverdagen for både innkjøper, økonomiavdeling og ansatte som skal bruke produktene.
Vurder behovet før dere samler innkjøpene
Det beste utgangspunktet er å se på de siste tre til seks månedene med kjøp. Ikke vurder bare de største fakturaene. Se også etter de mange små ordrene som ofte blir gjort når noe plutselig mangler. De viser hvor tid og oppfølging forsvinner.
Kartlegg hvilke varegrupper dere kjøper ofte, hvem som bestiller, og hvor mange leverandører som brukes. Se deretter på om de vanligste produktene kan samles uten at kvaliteten eller prisnivået blir dårligere. Det er særlig relevant for standardvarer som kopipapir, penner, toner, rengjøringsmidler, toalettpapir, kaffetilbehør, tape og etiketter.
Fire spørsmål gir ofte et klart bilde:
- Bestiller dere fra flere leverandører hver måned for vanlige driftsvarer?
- Bruker ansatte tid på hasteinnkjøp fordi lageret ikke er godt nok fylt opp?
- Får økonomiavdelingen mange små fakturaer og kvitteringer å behandle?
- Trenger dere forutsigbar levering til kontor, lager eller flere lokasjoner?
Slik får dere mer ut av leverandøravtalen
Når dere har valgt leverandør, bør bestillingsrutinen være enkel nok til at den faktisk blir brukt. Avtal hvem som kan bestille, hvilke varer som skal være standard, og når det skal fylles på. Faste standardprodukter reduserer feilkjøp og gjør det enklere å sammenligne forbruk over tid.
For varer som brukes kontinuerlig, er det lurt å sette et minimumsnivå. Det gjelder særlig papir, toner, hygieneartikler, avfallsposer, kaffe og emballasje. Målet er ikke å bygge et stort lager, men å unngå dyre hastebestillinger og avbrudd i driften.
Be også om personlig oppfølging når behovene endrer seg. En god leverandør skal kunne hjelpe med å finne alternativer ved utsolgte varer, foreslå riktige størrelser og pakninger, og gjøre det enklere å holde bestillingene innenfor virksomhetens rutiner. Det er ofte her en leverandørrelasjon gir mer verdi enn en enkeltstående netthandel.
Valget bør gjøre arbeidsdagen enklere for dem som faktisk sørger for at kontoret, lageret og fellesområdene fungerer. Når vanlige varer er enkle å finne, enkle å bestille og kommer når de skal, får virksomheten mer tid til oppgavene som ikke kan settes på vent.